Financial lease boeken: journaalposten en de balans

Op de balans of niet? Dat hangt van de leasevorm af

Het antwoord dat je zoekt, hangt af van welke leasevorm je hebt.

Financial lease komt op de balans. Je bent economisch eigenaar, dus je zet het object als bezit op je balans en de leaseschuld als verplichting ertegenover. Dat heet activeren.

Operational lease komt niet op de balans, tenminste niet onder Nederlandse regels. Je huurt, dus je boekt de maandtermijn als kosten in je resultaat.

De rest van deze pagina gaat over de eerste. Aan het einde behandelen we het verschil met operational lease en het misverstand rond IFRS.

De journaalposten, met echte bedragen

Vrijwel geen enkele pagina laat de volledige boekingen zien. Hier staan ze, voor een auto van 30.000 euro exclusief btw, looptijd zestig maanden, maandtermijn 600 euro (100 euro rente, 500 euro aflossing), afschrijving 500 euro per maand.

Bij levering activeer je het object en boek je de schuld:

De btw krijg je terug bij je eerstvolgende aangifte:

Elke maandtermijn splits je in aflossing en rente:

Elke maand schrijf je af op het object:

Kijk goed naar wat er gebeurt. Alleen de rentekosten en de afschrijvingskosten raken je winst-en-verliesrekening. De aflossing is een balansmutatie: hij verlaagt je schuld, maar hij is geen kost en dus niet aftrekbaar.

Waarom de aflossing niet aftrekbaar is

Dit is de fout die het vaakst wordt gemaakt.

Je betaalt 600 euro per maand, dus het voelt logisch om die hele 600 euro als kost te boeken. Dat mag niet. Van dat bedrag is 500 euro het terugbetalen van geld dat je hebt geleend. Je vermogen verandert daar niet door: je schuld daalt met 500 euro, je bank daalt met 500 euro.

Alleen de rente is de prijs die je voor de financiering betaalt, en alleen die is een kost. Dat is precies waarom je pakket de annuïteit moet splitsen, en waarom je die splitsing moet controleren als je het handmatig doet.

Dezelfde logica geldt bij een gewone lening. Je trekt de rente af, niet de aflossing.

De maandtermijn verschuift door de looptijd

Bij een annuïteit blijft het maandbedrag gelijk, maar de verhouding tussen rente en aflossing schuift.

In het begin betaal je veel rente en los je weinig af, omdat je schuld nog hoog is. Aan het eind is het omgekeerd. Je pakket rekent dat per maand uit met een aflossingsschema.

Voor je boekhouding betekent dat: het bedrag dat je als rentekosten boekt, daalt elke maand een beetje, en het bedrag dat je van de leaseschuld afboekt, stijgt. Boek je met een vast bedrag, dan klopt je leaseschuld aan het eind niet.

Afschrijven: apart van de aflossing

Afschrijving en aflossing worden vaak door elkaar gehaald, maar het zijn twee losse dingen.

Aflossing verlaagt je schuld aan de financier. Afschrijving verlaagt de boekwaarde van het object, omdat het minder waard wordt.

Je schrijft af over de aanschafwaarde min de verwachte restwaarde, met maximaal twintig procent per jaar. Een auto gaat dus over minstens vijf jaar. Zet de restwaarde realistisch in: te hoog en je schrijft te weinig af, te laag en de Belastingdienst corrigeert.

De afschrijving is een echte kostenpost en verlaagt je winst, los van de rente.

Het verschil met operational lease

Onder Nederlandse regels wordt operational lease heel anders geboekt.

Bij operational lease boek je dus simpelweg de hele termijn als huurkosten. Er staat geen bezit en geen schuld op je balans. Wel moet je de resterende verplichting vermelden in de toelichting bij je jaarrekening, als niet uit de balans blijkende verplichting. Volledig onzichtbaar is operational lease dus niet.

Zo boek je operational lease

Ter vergelijking de andere kant, want die is veel eenvoudiger.

Bij operational lease is er geen actief en geen schuld. Je boekt elke maand alleen de termijn als kosten:

Dat is alles. De volledige termijn is aftrekbaar als bedrijfskost, en de btw loopt mee per termijn in plaats van in één keer bij aanschaf. Er is geen afschrijving, want je bent geen eigenaar, en er is geen aflossing, want er is geen schuld.

Het verschil is fundamenteel. Bij financial lease bouw je een bezit en een schuld op je balans op; bij operational lease stromen alleen kosten door je resultaat. Dat verklaart ook waarom financial lease je solvabiliteit verlaagt en operational lease niet.

Hoe je pakket de annuïteit splitst

De meeste boekhoudpakketten kunnen de maandtermijn automatisch splitsen, maar je moet ze de juiste gegevens geven.

Je voert bij aanvang een aflossingsschema in: het financieringsbedrag, de rente, de looptijd en de eventuele slottermijn. Het pakket berekent dan per maand hoeveel rente en hoeveel aflossing er in de termijn zit, en boekt dat automatisch.

Doe je het handmatig, dan is de valkuil dat je met een vast bedrag boekt. Dat klopt niet, want het rentedeel daalt elke maand. Boek je bijvoorbeeld elke maand 100 euro rente terwijl het in werkelijkheid van 167 naar 3 euro loopt, dan staat je leaseschuld aan het eind verkeerd en trek je te veel of te weinig rente af.

Controleer daarom bij aanvang of het schema klopt, en laat je boekhouder de eerste paar boekingen nakijken. Daarna loopt het vanzelf.

Wat er bij verkoop gebeurt

Verkoop je het object tijdens of aan het einde van de looptijd, dan boek je het van de balans af.

Je haalt de boekwaarde eraf — de aanschafwaarde min de cumulatieve afschrijving — en zet de verkoopopbrengst ertegenover. Het verschil is een boekwinst of boekverlies dat door je resultaat loopt.

Loopt er nog een leaseschuld, bijvoorbeeld de slottermijn, dan los je die af met de opbrengst. Is de opbrengst hoger dan de restschuld, dan houd je geld over; is hij lager, dan leg je bij en is dat een verlies.

Let op één fiscaal punt: heb je investeringsaftrek geclaimd en verkoop je binnen vijf jaar, dan kan een deel daarvan worden teruggevorderd via de desinvesteringsbijtelling. Reken daar bij een vroege verkoop op.

IFRS 16: geldt niet voor je mkb-BV

Hier gaat de enige concurrent die dit onderwerp aanraakt de fout in, dus let op.

IFRS 16 heeft het onderscheid tussen operational en financial lease voor de huurder afgeschaft. Sinds boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2019 komen onder IFRS vrijwel alle leases op de balans, als gebruiksrecht plus verplichting. Ook operational lease.

Maar IFRS geldt niet voor jou, tenzij je onderneming beursgenoteerd is of er vrijwillig voor kiest. Een gewone Nederlandse mkb-BV rapporteert onder Titel 9 van Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving.

In die Richtlijnen regelt hoofdstuk 292 de verwerking van leasing, en daar bestaat het onderscheid tussen financial en operational lease gewoon nog. Onder de RJ blijft operational lease dus off-balance, precies zoals hierboven beschreven.

Kort samengevat: lees je ergens dat operational lease sinds 2019 op de balans moet, dan gaat dat over IFRS, en niet over jouw jaarrekening.

Wat aan het einde gebeurt

Aan het einde van de looptijd staat er nog één post open: de slottermijn.

De slottermijn zit vanaf het begin in je leaseschuld, maar je lost er tijdens de looptijd niets op af. Er loopt wel rente over. Aan het eind heb je drie opties, en elk heeft zijn eigen boeking:

• Je betaalt hem uit eigen middelen. Leaseschuld debet, bank credit. Daarna is het object volledig van jou en vrij van schuld.
• Je herfinanciert hem. De oude leaseschuld gaat eruit, een nieuwe verplichting komt erin.
• Je verkoopt het object. De opbrengst boek je tegen de boekwaarde; het verschil is winst of verlies.

Is het object aan het eind minder waard dan de slottermijn, dan betaal je het verschil bij. Dat restwaarderisico ligt bij jou, en dat is boekhoudkundig een verlies.

Laat het je boekhouder controleren

De boekingen hierboven zijn de standaard, maar de details verschillen per situatie: de restwaarde die je kiest, de precieze rente/aflossing-splitsing, en de vraag of het object verplicht ondernemingsvermogen is.

Voor de rest van het plaatje: lees onze uitleg over wat fiscaal aftrekbaar is, over de opbouw van de rente, of over het verschil tussen de leasevormen.

Veelgestelde vragen